机关文件归档范围和划分保管期限
(培训班授课内容 仅供参考)
一、归档文件范围：
（一）本级机关的文件材料：
1、本级召开的党代表大会、代表会议、人民代表大会、人民代表会、政治协商会议，工会、共青团、妇女联合会代表会议的通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、主要的照片、录音、录像。贺信、贺电。小组会议记录、参考文件、会议服务机构的计划、总结等。
2、本级党委、人大、政府、政协常委会、全体委员会，政府常务会、办公会议的公报、决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过（或未通过）的文件材料。
3、本机关党委、党组、党支部会议、扩大会议、党员大会和行政办公会议的记录、纪要、讨论通过的文件材料。
4、本机关召开的工作会议和重要专业会议的通知、名单、日程、工作报告、领导讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料。典型材料、代表发言、简报。小组会议记录、参考材料。
本机关召开的一般专业会议的纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料等。典型材料、代表发言、简报。
5、本机关制发的（包括与其他机关联合制发的）各种文件的签发稿、印制稿，属方针、政策、法规性的重要文件的修改稿 。
6、本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示。
7、本机关及内部职能部门工作活动形成的工作计划、规划、总结、报告以及各科室形成的业务文件。
8、本机关汇总的、年度和年度以上的、专题的统计年度报表，季度、月份报表。
9、本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料。
10、本机关各种普查工作中形成的综合成果、专题成果、方案、总结、报告及原始记录等文件材料。
11、本机关检查下级机关工作、调查研究形成的专题、典型的重要的调查报告。
12、本机关领导人和本机关对直属单位领导人的任免文件材料，机关内部机构负责人的任免文件（包括备案）材料。
13、本机关获省级以上或地市、县级以下的劳动模范、先进工作者等的文件材料。
14、本机关对有关人员的违纪处分材料。
15、干部职工录用、转正、调配、培训、调资、定级、退职、离退休、复员、转业、职称资格评定聘任、抚恤（含养老金、公积金、失业保险金）、死亡等文件材料，干部奖惩、干部年度考核，工资审批表、治安保卫、文秘、档案与保密工作。统计资料及有关待遇等文件，当选人大代表、党代会代表等有关材料。
16、本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根。
17、本机关干部职工花名册、党员名册、组织沿革、大事记、年鉴，反映本机关（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物（如奖章、奖状、奖杯）和展览照片、录音、录像等文件材料。
18、 本机关中党、团、工会、协会的基层组织形成的工作报告、总结、会议文件，团员名册，发展组织计划 、党委重要的请示报告及上级批复、调研报告；党建规章制度，党委（支部）换届选举的报告、批复，组织发展计划、总结；专题党员教育工作、计划、总结、报告；理论学习计划、汇报，缴纳党费统计表，党组织活动形成的材料，先进支部及个人事迹及党员违纪处分材料；党风廉政建设计划、总结、制度、目标管理责任制等材料，统战工作年度总结报告、本单位参加各级政协会议代表名单登记表等，本单位民主党派党外人士情况登记表名册及统计报表。
19 、本机关及本机关批准的有关区域变化和解决边界、水利、山林、土地纠纷、征用土地及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技等文件材料。
20、本机关的财产、物资、档案等的交接凭证。
21、本机关编印反映本机关主要职能活动的情况反映、简报和编辑出版物的定稿和样本。
22、本机关与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料。
23、本机关关于出国考察、友好往来、参加会议等重大活动的形成的请示、报告、计划、考察总结、简报、会议纪要等文件材料。一般活动的审批手续、考察报告及其他文件材料。
24、本机关处理上级领导人批示的人民来信来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料的文件材料。
25、党和国家领导人、上级领导机关视察、检查本地区 、本机关工作时的重要指示、题词、讲话、声像等文件材料。
26、本机关形成的年度财务报表、会计档案保管清册、销毁清册，月报、季报表、账簿、凭证。
27、本机关形成的基建档案资料的归档范围和保管期限，请按国档发[1988]4号关于《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
（二）上级机关文件材料：
1、直属上级机关颁发的，属于本机关主管业务的，和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的文件材料。
2、上级机关普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件和其他需要执行的文件材料。
3、代上级机关起草并被采用的重要的法规性文件或一般文件。
4、上级机关转发本机关的文件。
5、上级机关召开的重要会议文件材料。
（三）下级机关文件材料：
下级机关报送的总结、统计报表，有关业务问题的请示、汇报，重大问题的专题报告。
（四）同级机关文件材料：
同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，机关之间协商工作的往来文件材料。
二、不归档的文件材料范围：
1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件。
2、本级机关重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报稿;一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿。
3、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料，机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。
4、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料，为参考目的从各方面收集的文件材料。
5、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料，非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
6、下级机关报送参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的，越级抄送的一般的、不需办理的，抄报备案的一般性文件材料。
其他有行业规定的按行业规范要求执行。
三、机关档案保管期限的规定
根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，为了便于各级党、政机关和人民 团体（以下统称机关）准确地划分档案保管期限，使保存的档案既然能反映和维护机关的主要职能活动的历史面貌，又便于保管和利用，对一九八三年以来制定的《关于文书档案保管期限的规定》及《文书档案保管期限表》进行了修订，并作如下规定：
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下。专门档案另有保管期限和销毁规定的，按有关规定执行。
2、确定机关档案保管期限的原则：
确定档案的保存价值，要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。
（1）凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
主要包括：本机关制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、机关领导人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。
（2）凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
主要包括：本机关一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。
（3）凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。
主要包括：本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。
3、各机关应根据本规定和《文书档案保管期限表》，以及有关的专门档案保管期限表，结合本机关的实际情况，编制本机关或本系统的档案保管期限表，经本机关领导人审查批准后执行，并报同级档案行政管理部门备案。
4、军队系统、民主党派、企业、事业单位，可参照本规定的精神，制定本系统、本单位的档案保管期限表。
四、归档文件保管期限：
（一）本级机关的文件材料：
1、本级召开的党代表大会、代表会议、人民代表大会、人民代表会、政治协商会议，工会、共青团、妇女联合会代表会议的通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、主要的照片、录音、录像等文件材料归------永久。
贺信、贺电、讨论未通过的文件归-----长期。
小组会议记录、参考文件、会议服务机构的计划、总结等归-----短期。
2、本级党委、人大、政府、政协常委会、全体委员会，政府常务会、办公会议的公报、决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、计论通过的文件材料归-----永久。
讨论未通过的文件材料归-----短期。
3、本机关党组（包括实行党委制的党委）和行政办公会的记录、纪要、讨论通过的文件材料归--------永久。
4、本机关召开的工作会议和重要专业会议的通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料归-----永久。
典型材料、代表发言、简报归-----长期。
小组会议记录、参考材料归-----短期。
本机关召开的一般专业会议的纪要、通知、总结、讲话、报告、典型材料、重要的声像材料等归-----长期。
代表发言、简报归-----短期。
5、本机关制发的（包括与其他机关联合制发的）各种文件的签发稿、印制稿，属方针、政策、法规性的重要文件的修改稿 ，重要业务问题的文件归-----永久。
一般业务问题的文件归-----长期。
事务性有参考价值的归-----短期。
6、本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示，属方针政策性的、重要问题的归-----永久。
一般事务性问题的归-----短期。
7、本机关及内部职能部门工作活动形成的工作计划、规划、总结、报告，年度和年度以上的、重要专题的，各科室形成的重要业务文件归-----永久。
半年、季度的工作总结，一般专题的报告，各科室形成的业务文件，一般的归-----长期。归-----长期。
季度、月份的计划、规划和控制数字归-----短期。
8、本机关汇总的、年度和年度以上的、专题的统计报表归-----永久。
季度、月份的归-----短期。
9、本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料归-----永久。
10、本机关各种普查工作中形成的综合成果、专题成果、方案、总结、报告等文件材料归-----永久。
原始记录归-----长期。
11、本机关检查下级机关工作、调查研究形成的专题、典型的重要的调查报告归-----永久。
一般的归-----短期。
12、本机关领导人和本机关对直属单位领导人的任免文件材料归-----永久。
本机关内部机构负责人的任免文件材料归-----长期。
13、本机关获省级以上劳动模范、先进工作者等的文件材料归----永久。
地市、县级以下的归-----长期。
14、本机关对有关人员的处分材料影响大、问题严重的归-----永久，一般的归-----长期。
15、干部职工录用、转正、调配、培训、调资、定级、退职、离退休、职务聘任、职称资格、复转、抚恤（含养老金、公积金、失业保险金）、死亡，干部奖惩、干部年度考核，治安保卫、文秘、档案与保密工作、工资审批表，统计资料及有关待遇等文件，当选人大代表、党代会代 表等有关文件材料归-----长期。
16、本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根归-----长期。
17、本机关干部职工、党员名册、组织沿革、大事记、年鉴归-----永久。
反映本机关（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物（如奖章、奖状、奖杯）和展览照片、录音、录像等文件材料归长期。
18、 本机关中党务工作计划、总结、规章制度归-----永久。
本机关团、工会、妇联、协会的基层组织形成的工作报告、总结、会议文件和团员名册等文件材料，发展组织计划 、党委重要的请示报告及上级批复、调研报告等文件材料。党建规章制度，党委（支部）换届选举的报告、批复，组织发展计划、总结，专题党员教育工作、计划、总结、报告，理论学习计划、汇报，缴纳党费统计表，党组织活动形成的材料、先进支部及个人事迹及党员违纪处分材料。党风廉政建设计划、总结、制度、目标管理责任制等材料，统战工作年度总结报告、本单位参加各级政协会议代表名单登记表等，本单位民主党派党外人士情况登记表名册及统计报表。归-----长期。
19 、本机关及本机关批准的有关区域变化和解决边界、水利、山林、土地纠纷、征用土地等的文件材料归-----永久。
20、本机关的财产、物资、档案等的交接凭证归-----长期。
21、本机关编印反映本机关主要职能活动的情况反映、简报和编辑出版物的定稿和样本归-----永久。一般简报归-----长期。
22、本机关与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等具有历史意义和长远利用价值的文件材料归-----永久。
重要的归-----长期。
一般的归-----短期。
23、本机关关于出国考察、友好往来、参加会议等重大活动的形成的请示、报告、计划、考察总结、简报、会议纪要等主要文件材料归-----永久。
一般活动的审批手续、考察报告归-----长期。
其他文件材料归-----短期。
24、本机关处理有省以上领导人重要批示和处理结果的人民来信来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料的重要文件材料归-----永久
有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的一般文件材料归-----长期。
其他有重要处理结果的归-----短期。
25、党和国家领导人、上级领导机关视察、检查本地区 、本机关工作时的重要指示、题词、讲话、声像等重要文件材料归-----永久。
反映本机关主要职能活动的照片、录像、录音、奖章、奖状、奖杯等材料归-----长期。
26、本机关形成的年度财务报表、会计档案保管清册、销毁清册为-----永久。
月报、季报表定期5年，账簿25年，凭证为15年。
27、本机关形成的基建档案资料的归档范围和保管期限，请按国档发[1988]4号关于《基本 建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
（二）上级机关文件材料：
1、直属上级机关颁发的，属于本机关主管业务的，和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要的文件材料归-----永久。
直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料归-----长期。
2、上级机关普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件归-----长期。
其他需要执行的文件材料归-----短期。
3、代上级机关起草并被采用的重要的法规性文件的最后草稿归-----长期，其他归-----短期。
4、上级机关转发本机关的文件归-----长期。
5、上级机关召开的重要会议主要文件材料归-----长期。其它文件材料归-----短期。
（三）下级机关文件材料：
下级机关报送的年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告归-----长期。
年度以下的总结、统计报表，一般专题的报告和备案材料归-----短期。
（四）同级机关文件材料：
同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，机关之间协商工作的往来文件材料归-----短期
